Um Intelligentes Prozessmanagement erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, muss man auf einer übergeordneten Ebene mit einem Blick über das grosse Ganze beginnen. Denn man muss nicht nur die Prozesse managen und optimieren. Es braucht auch folgende Erfolgsfaktoren, um überhaupt so weit zu kommen:

Intelligentes Prozessmanagement als Unternehmensphilosophie

  1. Das Prozessmanagement selbst muss gemanagt werden. Das heisst, es muss geplant werden, welche Prozesse notwendig sind, um dem strategischen und operativen Prozessmanagement eine Struktur bzw. ein Rahmenwerk zu geben und dabei so ressourcenschonend wie möglich vorzugehen, damit die Organisation einerseits so wenig wie möglich belastet wird, andererseits aber doch die hoch gesteckten Ziele erreicht werden.
  2. Dazu muss die Organisation als Ganzes befähigt werden, verbesserungswürdige Prozesse zu identifizieren, zu optimieren und im Unternehmen zu implementieren.
  3. Das setzt wiederum voraus, dass die fachliche Kompetenz aller Mitarbeitenden und Führungskräfte entsprechend entwickelt wird, damit jeder Einzelne in seinem Arbeitsbereich – unabhängig von der Hierarchiestufe, auf der er steht – einen „geschulten Blick“ dafür bekommt, wann Prozesse verbessert werden müssen, welche Kompetenzen er dafür hat und wie er dabei vorgeht, und zwar in enger Abstimmung mit seinen Kollegen und Vorgesetzten. Jeder Mitarbeitende sollte die Verantwortung für seinen Arbeitsbereich übernehmen können und wollen.
  4. Damit das Ganze keine einmalige Sache bleibt, muss Prozessmanagement so aufgestellt werden, dass es langfristig wirkt. Das gelingt nur, wenn es eine Form der „Selbstorganisation“ annimmt, bei der auch in Zukunft Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter die gleiche „Denke“ haben und zusammenarbeiten.

Zum Intelligenten Prozessmanagement gehört also ganz wesentlich, dass es zur tragenden Unternehmensphilosophie wird. Dies ist möglich, wenn die Geschäftsleitung  erkannt und verstanden hat, dass es nicht nur um das beliebige oder einmalige Verbessern von dysfunktionalen Abläufen geht, sondern dass Prozessmanagement langfristig Wettbewerbsvorteile sichert und ausbaut, wie an dieser Stelle bereits mehrmals beschrieben wurde.

Die unterschätzte Bedeutung der Geschäftsleitung

Dies wird von vielen Geschäftsführern durchaus erkannt. Doch fehlt oft die Überzeugung WIE wichtig die kontinuierliche und sichtbare Unterstützung des Prozessmanagement-Programms seitens der Geschäftsleitung ist. So nehmen Mitglieder der Geschäftsleitung oder der Geschäftsführer selbst oft wegen Terminüberschneidungen oder weil sie die symbolische Bedeutung ihrer Anwesenheit unterschätzen nicht an den erforderlichen Veranstaltungen teil. Manche sind auch unsicher oder unschlüssig, was sich lähmend auf die nachfolgende Prozessarbeit auswirken und den gesamten Erfolg in Frage stellen kann.

Unsicherheit entsteht entweder, weil die Geschäftsleitung die Notwendigkeit des Prozessmanagements nicht erkennt, oder aber weil das Vorgehen zur Umsetzung des Programms nicht „scharf“ genug erarbeitet wurde. Oft gibt es auch Bedenken, dass mit dem Prozessmanagement zu viele Ressourcen gebunden werden und daher der laufende Geschäftsbetrieb behindert werden könnte. Mit Hilfe einer durchdachten Risikomanagement-Betrachtung kann dieses Risiko jedoch entscheidend vermindert werden.

Der gewichtige Einfluss der Stakeholder

In jedem Unternehmen gibt es je nach Wirtschaftszweig, Unternehmensgrösse und internen politischen Strukturen etwa 5 bis 10 Prozent der Belegschaft, die einen massgeblichen Einfluss auf den gesamten Betrieb haben, also Stakeholder. Das können Inhaber, (Mit-)Gesellschafter, Führungskräfte und andere Personen sein, die keineswegs ausschliesslich im Topmanagement sein müssen. Diese 5 bis 10 Prozent gilt es zu überzeugen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung, die ebenfalls ohne Wenn und Aber dahinter stehen sollte, ist damit eine „kritische Masse“ an Befürwortern im Unternehmen erreicht, die dazu beiträgt, dass das Prozessmanagement-Programm erfolgreich verläuft.

Empfehlungen aus der Praxis für die Geschäftsleitung

Mit diesen Vorgehensweisen, konsequent und mit Überzeugung angewendet, sichern Sie sich einen wesentlichen Teil Ihres Erfolges:

  • Zeigen Sie Ernsthaftigkeit und Entschlossenheit, indem Sie eindeutig Ziele für die Führungscrew setzen.
  • Demonstrieren und kommunizieren Sie die Bedeutung des Programms für das Unternehmen, den Nutzen und Ihren Glauben an den Erfolg.
  • Binden Sie Ihr Führungsteam derart ein, dass eine Eigenmotivation, das Programm zu unterstützen, entsteht. Zeigen Sie den Nutzen für jeden Einzelnen auf.
  • Sensibilisieren Sie Ihr Führungsteam, dass die Prozessleistung ab sofort Einfluss auf die individuelle Mitarbeiterbewertung hat.
  • Setzen Sie von Anfang an klare Richtlinien, um ein hohes Commitment aller zu erreichen.
  • Zeigen Sie, dass Sie sich in diesem und für dieses Programm engagieren und welche Rolle Sie selbst übernehmen werden.
  • Formulieren Sie eine sinnstiftende Vision, um den Wandel zu steuern, und präsentieren Sie sie im Unternehmen. Wie soll das Zielbild aussehen?
  • Erklären Sie die Vorgehensweise, mit der der Wandel und das Ziel erreicht wird.
  • Beziehen Sie in Ihre Kommunikation Kopf und Herz gleichermassen ein. Gerade am Anfang ist analytisches Denken ebenso wichtig wie Emotionen.
  • Nehmen Sie sich Zeit zu kommunizieren, auch durch Dialoge und persönliche Gespräche. Verbreiten Sie Ihre Botschaft ausserdem auf allen möglichen Kommunikationswegen und Medien im Unternehmen. Kommunizieren Sie einfach, also ohne „Prozessmanagement-Fachchinesisch“.
  • Sagen Sie unmissverständlich, dass alle, die den Weg des Prozessmanagements nicht mitgehen, das Unternehmen verlassen müssen.

Ich wünsche Ihnen Spass und durchschlagenden Erfolg bei Ihrem Intelligenten Prozessmanagement-Projekt!

Melden Sie sich hier, wenn Sie Unterstützung wünschen. Ich bin gerne für Sie da!

Ihr Johannes P. Christ