Für eine erfolgreiche Implementierung von Intelligentem Prozessmanagement im Unternehmen kommt man nicht umhin das Vorgehen auf einer übergeordneten Ebene zu organisieren und einzufädeln. Dabei darf man den Blick für die Details nicht verlieren. Zu diesem Zweck hat conelo das „4i-Phasenmodell“  für Unternehmen entwickelt, die Intelligentes Prozessmanagement erfolgreich und nachhaltig einführen und leben wollen.

In diesem Beitrag wird das Modell kurz beschrieben und auf die erste Phase etwas genauer eingegangen. Die drei anderen Phasen werden in den kommenden Beiträgen beschrieben und erklärt.

Das „4i-Phasenmodell“ von conelo

Das von conelo entwickelte „4i-Phasenmodell“ ist äusserst hilfreich, um das Intelligente Prozessmanagement im Unternehmen so wie oben beschrieben zu etablieren. Das Modell besteht aus folgenden vier Bausteinen:

  1. Die Inkorporation führt das Thema Prozessmanagement im Gesamtunternehmen ein.

 

  1. Die Initiation ebnet den Weg für die strategische Ausrichtung des Prozessmanagements.

 

  1. Die Inklusion befähigt die Mitarbeiter und sorgt für die nachhaltige Erzielung der operationalen Exzellenz.

 

  1. Die Integration stellt sicher, dass das Prozessmanagement in den Arbeitsbereich eines jeden Mitarbeiters eingebettet wird.

 

Vereinfacht könnte man sagen, die vier „kleinen i“ ergeben zusammen das „grosse I“, nämlich das Intelligente Prozessmanagement.

In diesem und den folgenden Blogbeiträgen werden die Phasen der „4i“ vorgestellt, die ein Unternehmen nacheinander durchläuft.

Inkorporation: So schaffen Sie die Grundlagen im Unternehmen

In der Inkorporationsphase bereitet sich das Unternehmen auf die „grosse Reise“ vor. Wie bei jeder Reise ist es ratsam, den Weg zu planen, zu überlegen, welches Gepäck mitgenommen werden muss, die Teilnehmer zu bestimmen und sich mit dem Reiseziel vertraut zu machen.

Die Phase der Inkorporation schafft eineVerbindung zwischen der vorgegebenen Unternehmensstrategie und dem geplanten Programm. Damit wird eine Strategie für das Prozessmanagement aufgesetzt, und zwar in nachvollziehbarer und im gesamten Unternehmen bis hinunter zum letzten Mitarbeitenden kommunizierter Weise.

Diese erste Phase dauert, je nach Unternehmensgrösse, etwa zwei bis vier Monate und ist die Vorbereitung zur Durchführung des umfassenden Prozessmanagement-Programms im Unternehmen. Diese Vorbereitungsphase mag Ihnen vielleicht lang erscheinen, folg jedoch der Devise: „Proper prior planning prevents poor performance.“ Bei allen grösseren Vorhaben ist es doch so: Je gründlicher die Vorbereitung, desto schneller und einfacher die Durchführung. Die Zeit, die man bei der strategischen Vorbereitung nicht investieren will, buttert man erfahrungsgemäss bei der operationalen Durchführung doppelt und dreifach hinein. Denn es kann an vielen Stellen zu Chaos, Kompetenzstreitigkeiten und anderen Reibungsverlusten kommen, die schlimmstenfalls das gesamte Prozessmanagement und damit das Erreichen der Ziele gefährdet. Daher ist diese erste Phase kritisch und wichtig.

Mitwirkende in dieser Phase

Teilnehmer des Programms in dieser Phase sind

  • die Geschäftsleitung, insbesondere der von ihr nominierte Programmsponsor, ein Mitglied des Topmanagements, der das Prozessmanagement aktiv unterstützt. Er ist einer der tragenden Säulen für das Gelingen des Ganzen.
  • die vorgesehenen Mitglieder des Steuerungsausschusses,
  • ausgewählte Stakeholder, die dem Prozessmanagement positiv gegenüber stehen, und zwar abhängig von ihrer jeweiligen Hierarchiestufe, sowie
  • das Deployment-Team, also das mit der Durchführung des intelligenten Prozessmanagements beauftragte Team.

Die richtigen Teilnehmer, ihre Fähigkeiten und vor allem ihre Einstellung zum Programm sind der Dreh- und Angelpunkt. Dies gilt nicht nur für diese Phase. Lesen Sie dazu mehr in meinem Buch Intelligentes Prozessmanagement – Marktanteile ausbauen, Qualität steigern, Kosten reduzieren.  

Das konkrete Vorgehen

  1. Selbstbewertung: Im Rahmen der Anwendung eines Reifegradmodells wie beispielsweise EFANEX® von conelo wird die Ausgangslage ermittelt, durch die man ein übergeordnetes Bild über den Unternehmenszustand erhält. Das Bild, das auf diese Weise entsteht, wird mit ausgewählten Personen besprochen. Es ist die Grundlage, um den Soll-Zustand zu bestimmen. Auf dieser Basis kann dann regelmässig der Fortschritt des Programms bewertet werden.
  2. Interviews: Eine Reihe von Gesprächen auf Ebene des Topmanagements bringen Klarheit über Erfahrungen mit ähnlich gelagerten Programmen.Es fördert zudem das Verständnis für die derzeitige Strategie, die Akzeptanz hinsichtlich des Prozessmanagements im Unternehmen, die Managementkultur und den Reifegrad.
  3. Vision: Die Geschäftsleitung erstellt gemeinsam mit dem Deployment-Team ein Zielbild in Form einer Vision.
  4. Methode: Es wird eine Methode ausgewählt bzw. vorgegeben, um die Leistungspotenziale im Unternehmen zu heben. Es muss sichergestellt werden, dass die Methode verstanden und stringent angewendet wird.
  5. Kommunikation: Es ist ausgesprochen wichtig das gesamte Programm im Unternehmen zu kommunizieren, gegebenenfalls unter Einbindung der Abteilung Corporate Communication. Nur durch regelmässige Information über die Gründe für das Vorgehen und die Fortschritte werden Barrieren abgebaut. So stellt sich eine Kultur der Akzeptanz und die Bereitschaft ein sich der Initiative anzuschliessen.

Zusammenfassung – Die wesentlichen Aufgaben der Inkorporationsphase

  • Einbindung des Prozessmanagement-Programms in die Unternehmensstrategie
  • Beginn des Stakeholder Managements
  • Aufstellung und Qualifikation des Deployment-Teams
  • Mobilisierung der Beteiligten und Information im gesamten Unternehmen