Die letzte Phase von conelo’s „4 i-Phasenmodell“ sichert einen gelungenen Übergang von einem Programm zur Einführung des intelligenten Prozessmanagements in den gelebten Unternehmensalltag. Denn Integration bedeutet Verankerung im Unternehmensalltag.

Wie Sie diese kritische Übergangsphase schaffen und was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Wesentliche Aufgabe der Integrationsphase

Diese letzte Phase des „4-i-Phasenmodells“ beinhaltet drei wesentliche Erfolgselemente:

  1. Die abschliessende Erstellung der Dokumentation des intelligenten Prozessmanagements, so dass sich jeder daran orientieren kann, und die Verankerung im Unternehmen. 
  2. Eine abschliessende Bewertung der Strukturen des intelligenten Prozessmanagements und, falls nötig, die Definition von Aktionen und Massnahmen, um mögliche Lücken zu schliessen. 
  3. Die Organisation und Durchführung einer Übergabeveranstaltung, in der das Prozessmanagement den Status als Programm verlässt und in das Tagesgeschäft übergeführt wird. 

Nun zu den drei Erfolgselementen im Detail: 

Programmdokumentation & Wissensmanagement

Die Erzeugung und Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen erfordert immer mehr Spezialwissen. Wettbewerbsvorteile liegen heute daher weniger in materiellen Gütern (d.h. Maschinen und Anlagen) als im Wissensvorsprung vor der Konkurrenz. Daher sollte auch das im Rahmen des gesamten Programms erarbeitete Wissen in dieser Phase strukturiert, gespeichert und als Teil der lernenden Organisation zur Verfügung stehen. Die Arbeiten, die durchgeführt wurden und werden, sollten so dokumentiert sein, dass sie für jeden nachvollziehbar, handhabbar und zentral für jeden Mitarbeitenden sichtbar abgelegt sind. 

Die Dokumentation stellt darüberhinaus sicher, dass auch bei der heute vielfach grossen Personalfluktuation das Wissen an neue Mitarbeiter weitergegeben werden kann. 

Software-Evaluierung

Um Prozesse zu modellieren und zu dokumentieren, ist es oftmals sinnvoll, Software einzusetzen. Ich warne aber ausdrücklich davor, die Einführung eines Software-Tools bereits mit Prozessmanagement gleichzusetzen! Leider wird in Unternehmen Software oft unüberlegt eingekauft, in der Hoffnung, dass diese Probleme lösen, die sie gar nicht lösen kann. 

Um eine geeignete Software zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen zu finden, empfehle ich ein strukturiertes Vorgehen in drei Schritten: 

  1. Erstellen Sie ein Pflichtenheft: Wozu wird die Software gebraucht? Welche Kriterien soll sie erfüllen? 
  2. Vergleichen Sie verschiedene Software-Tools und stellen Sie sie gegenüber. Wählen Sie die geeignetste Software schrittweise aus. Da der Erfolg auch wesentlich von der Benutzerakzeptanz abhängt, sollten Sie bei allen Evaluationsschritten die relevanten Abteilungen und Mitarbeiter einbinden. 
  3. Implementieren Sie die Software. 

Nochmalige Selbsteinschätzung

Nehmen Sie sich für diesen Schritt der Selbstreflexion genügend Zeit, es lohnt sich! Denn Selbstreflexion ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die lernende Organisation:  

Vergleichen Sie die jetzige Situation mit der ursprünglichen Ausgangslage, der Zielsetzung und den Vorgaben. Hier benötigen Sie eine ehrliche und offene Haltung, um Rückschlüsse auf die vergangene Arbeit ziehen zu können. Zeigen Sie ehrlich und transparent die wesentlichen Elemente und vor allem die Verbesserungen des Prozessmanagements auf. Reden Sie weder alles schlecht noch alles schön. 

Überführen Sie dann die abgeleiteten Massnahmen in einen Massnahmenplan und sorgen Sie dafür, dass diese auf der Agenda der Geschäftsleitung stehen. Zu guter Letzt definieren Sie bereits den nächsten Abschnitt auf dem Weg zur ausserordentlichen Leistung. 

Einführung in das Tagesgeschäft

Bei einer Übergabeveranstaltung sollten die im intelligenten Prozessmanagement erarbeiteten Strukturen in das Tagesgeschäft überführt werden. Bis zur Integrationsphase war es ja noch „Programm“ (bestehend aus einzelnen Projekten), also die Vorbereitung auf die Operationalisierung des Prozessmanagements. 

Ab sofort wird es als Teil der Kernkompetenz im Unternehmen gelebt. Möglicherweise führt der für das Programm Verantwortliche dann auch als Linienverantwortlicher die weiteren Agenden des Prozessmanagements fort. 

Tipps für die Geschäftsleitung

  • Betrachten Sie Prozessmanagement als laufende Optimierung. 
  • Platzieren Sie die für Prozessmanagement zuständige Abteilung gut sichtbar. 
  • Stellen Sie sicher, dass eine Software als unterstützendes Hilfsinstrument pragmatisch eingesetzt und nicht zum Ersatz der aufgebauten Kultur wird. 
  • Stellen Sie sicher, dass ein System verankert ist, so dass die Mitarbeiter motiviert sind, sich laufend zu verbessern. 
  • Informieren Sie auch Ihre Kunden über Ihre Aktivitäten hinsichtlich Prozessmanagement. 
  • Entwickeln Sie Schritte, um auch Ihre Lieferanten in Ihr Programm aufzunehmen. 
  • Zeigen Sie glaubhaft auf, dass der Weg nicht zu Ende ist, sondern dass es erst der Anfang war. 
  • Denken Sie bereits heute darüber nach, was Sie hinsichtlich der Qualität noch zu tun gedenken, um auch in drei Jahren noch bei Ihren Kunden erfolgreich zu sein.