Sie fragen sich wie Sie operationale Exzellenz vom Strategiepapier in die Köpfe der Mitarbeitenden bringen? Wie Sie Prozessoptimierung nachhaltig im Unternehmen verankern können?

In der dritten Phase des „4i-Phasenmodells“ geht es um die Beantwortung dieser Fragen. Der Begriff Inklusion, abgeleitet vom lateinischen inclusio – einschliessen, heisst hier so viel wie „alle in das Prozessmanagement einbeziehen“. Nicht nur eine Gruppe kümmert sich um intelligentes Prozessmanagement. Alle in der Organisation Arbeitenden – egal auf welcher Ebene – wirken mit ihrem Tun bewusst als wichtiger Teil im Prozessmanagement mit. Dazu sollte jeder Einzelne eine aufgeschlossene innere Haltung mitbringen, den Sinn von Prozessmanagement erkennen, und befähigt sein es im eigenen Bereich zu leben.

Wesentliche Aufgaben der Inklusionsphase

  1. Sicherstellung der Aufgaben des operativen Prozessmanagements
  2. Detaillierte Ausarbeitung der Struktur zur fachlich-methodischen Ausbildung der Mitarbeiter im Prozessmanagement
  3. Erarbeitung des Trainingsmaterials für die unterschiedlichen Ausbildungsgrade
  4. Durchführung der Trainings für unterschiedliche Zielgruppen
  5. Organisation und Durchführung von ausbildungsbegleitenden Massnahmen

Struktur und Ausbildung verbinden

Um diese Phase erfolgreich durchzuführen, wird eine unternehmensweite Struktur ausgearbeitet, die es ermöglicht, je nach Betriebsgrösse unter Umständen mehrere hundert Mitarbeiter auszubilden und gleichzeitig Hunderte einzelner Projekte zu optimieren. Die Ausbildung der Mitarbeiter mit dem Aufbau der Strukturen zu verbinden ist eine hohe Kunst, die von vielen Unternehmen aus verständlichen Gründen teilweise nicht beherrscht wird. Hier ist es sinnvoll sich einen externen Berater und Begleiter zu holen, der auf intelligentes Prozessmanagement spezialisiert ist.

Es geht auch darum die „Prozesse des Prozessmanagements“ zu managen, also auf einer übergeordneten Ebene zunächst einen Rahmen zu schaffen, damit das intelligente Prozessmanagement dann Schritt für Schritt im Unternehmen eingeführt werden kann. So verhindern Sie Reibungsverluste, Chaos, Überforderung und Frustrationen.

Von der Theorie sofort in die Praxis

Umfangreichen Ausbildungen steht das Topmanagement in vielen Unternehmen skeptisch gegenüber. Seminare sind oft teuer und binden viele Ressourcen, und am Ende des Tages ändert sich wenig oder gar nichts.

Genau dieser Effekt soll in der Inklusions-Phase vermieden werden: Wird die Ausbildung der Mitarbeiter optimal geplant und durchgeführt, so wird das theoretisch Erlernte sofort in der Praxis umgesetzt. Beispielsweise folgt nach einer Woche Training direkt die Umsetzung eines konkreten Optimierungsprojektes in die Praxis. Nach Abschluss wird das Projekt dem Steuerungsausschuss präsentiert – ein schöner Meilenstein.

Damit der nahtlose Übergang von der Theorie in die Praxis gelingt, ist es wichtig, dass geeignetes Trainingsmaterial und geeignete Trainer zur Verfügung stehen. Ich empfehle hier die Trainingsunterlagen für das Prozessmanagement unternehmensindividuell erstellen zu lassen und damit an die spezifischen Bedürfnisse des Betriebs und der Mitarbeiter anzupassen.

Kaskadierung der Ausbildung

Die Ausbildung erfolgt kaskadierend über alle Hierarchieebenen hinweg. Die Kernbotschaften bleiben dabei immer dieselben. Mitarbeiter, die eine Ausbildung erhalten, sollten eine ihnen entsprechende Prozessmanagement-Rolle erhalten. Jede Rolle ist mit Kompetenz und Verantwortung ausgestattet. Die Bezeichnung der Rolle soll – entsprechend der jeweiligen Unternehmenskultur – etwas Gewünschtes zum Ausdruck bringen.

Wichtig ist es, ein Ausbildungsmodell zu verabschieden, das alle Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation sowie alle Fachbereiche anspricht und es ermöglicht, jeden im intelligenten Prozessmanagement zu trainieren!

Alle Mitarbeiter trainieren heisst hier, dass nicht nur die Mitarbeiter befähigt werden, die Prozessoptimierungsprojekte durchführen, sondern auch alle übrigen. Nur so kann sich das Verständnis für intelligentes Prozessmanagement im gesamten Unternehmen ausbreiten. Das wiederum hilft den Projektmitarbeitern bei ihrer Arbeit, die meistens fachlich und methodisch eine grosse Herausforderung darstellt. Je weniger Widerstand in der Organisation vorhanden ist, je mehr Wind also in den Segelns ist, desto motivierter und engagierter werden die Projektmitarbeiter sein. Umso besser werden auch die Prozessergebnisse in den einzelnen Optimierungsphasen sein.

Tipps für die Geschäftsleitung

  • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden in das Trainingsprogramm und die Ausbildung einbezogen werden.
  • Sorgen Sie für die Individualisierung der Trainingsinhalte. Nehmen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden auf.
  • Leben Sie selbst Prozessmanagement vor, indem Sie sich am Training beteiligen.
  • Stellen Sie von Anfang an sicher, dass Sie die Besten der Besten als Trainer einsetzen.
  • Ermöglichen Sie es, dass die besten Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen die ersten Ausbildungsplätze einnehmen.
  • Vergewissern Sie sich, dass das Training nicht theoretisch bleibt.