Wie bereits im Blogbeitrag vom Oktober 2018 erwähnt, hat conelo das „4i-Phasenmodell“ entwickelt, um eine erfolgreiche, nachhaltige Umsetzung von Intelligentem Prozessmanagement in Unternehmen zu sichern.

Es besteht aus folgenden vier Phasen:

  1. Die Inkorporation führt das Thema Prozessmanagement im Gesamtunternehmen ein.

 

  1. Die Initiation ebnet den Weg für die strategische Ausrichtung des Prozessmanagements.

 

  1. Die Inklusion befähigt die Mitarbeiter und sorgt für die nachhaltige Erzielung der operationalen Exzellenz.

 

  1. Die Integration stellt sicher, dass das Prozessmanagement in den Arbeitsbereich eines jeden Mitarbeiters eingebettet wird.

Heute widmen wir uns der zweiten Phase, der Initiation.

Initiation: So ebnen Sie den Weg für den Roll-out

In dieser Phase geht es um die konzeptionelle Gestaltung des Prozessmanagements, also die Beschreibung des Weges, den ein Unternehmen mit Prozessmanagement zu gehen gewillt ist. Zentral dabei ist die Ausarbeitung des Umsetzungsplanes, auch als „Deployment-Plan“ oder „Masterplan“ bezeichnet.

Die zweite Phase der Initiation dauert, je nach Ausgangssituation und Reifegrad des Unternehmens, ein bis drei Monate. Bei ausgeprägtem Reifegrad kann schon ein kurzes Gespräch zwischen den Mitgliedern der Geschäftsleitung ausreichen, bei geringem Reifegrad wird es sich um eine längere Einarbeitung in mehreren Etappen handeln.

Aufbau einer zuständigen Organisationseinheit

Für viele Unternehmen, insbesondere für grössere, ist der Aufbau einer eigenen Organisationseinheit empfehlenswert, die für die Implementierung des Intelligenten Prozessmanagements im Unternehmen zuständig ist und sicherstellt, dass die unternehmensweiten Aufgaben des Effizienzmanagements kontinuierlich durchgeführt und weiterentwickelt werden.

Diese Organisationseinheit ist weder als „neues Machtzentrum“ noch als „Abstellgleis für unliebsame oder wenig befähigte Mitarbeitende“ gedacht, sondern sie hat die Aufgabe, den Erfolg des Prozessmanagements nachhaltig zu garantieren. Die geschaffene Organisationseinheit heisst dann „Unternehmensentwicklung“, „Operational Excellence“ oder so ähnlich. Die Hierarchie in dieser Organisation ergibt sich weniger aus den Funktionen, die der Linienorganisation entsprechen, als aus dem Ausbildungsgrad, den Erfahrungen und dem Wissen im Bereich Prozessmanagement.

Damit das Prozessmanagement und die dafür Verantwortlichen im Unternehmen die entsprechende Beachtung finden, empfehle ich die Anpassung der Aufbauorganisation und die Installation der zuständigen Organisationseinheit direkt unterhalb der Geschäftsleitung.

Das Prozessmodell und seine Ziele

Der erste Schritt in dieser Phase ist die Erarbeitung eines Prozessmodells; das heisst einer übergeordneten Darstellung sämtlicher Prozesse im Unternehmen. Das Prozessmodell, auch „Prozess-Landkarte“ genannt, ist erforderlich, weil sie einen Teil der Ist-Analyse der Ausgangslage darstellt. Ohne Prozessmodell steht der Deployment-Plan auf wackligen Füssen.

„Structure follows strategy“– die Strukturen folgen der Strategie – wusste schon der St. Galler Management-Professor Fredmund Malik. Denn Management ist immer aus der Perspektive von Wirksamkeit und professioneller Kompetenz zu behandeln. Daher gibt es auch einen eindeutigen Zusammenhang zwischen der Unternehmensstrategie und dem Unternehmensprozessmodell.

Die Ziele für das Prozessmodell sind also von den Zielen des Unternehmens abzuleiten. Dabei werden die Prozessziele naturgemäss sehr viel detaillierter definiert als die Unternehmensziele. Wichtig zu beachten ist, dass die Ziele im Rahmen des Prozessmodells über alle Ebenen und Stufen des Unternehmens kaskadiert werden, um ihre Auswirkungen in allen Arbeitsbereichen vollständig zu erfassen.

Die Ausarbeitung des Deployment-Plans

Die Ausarbeitung des Deployment-Plans sollte vom Topmanagement des Unternehmens in Zusammenarbeit mit dem Deployment-Team erfolgen. Ist das Unternehmen wenig oder gar nicht erfahren im Prozessmanagement, so empfiehlt sich die Heranziehung eines Fachmannes, der sich mit dem Intelligenten Prozessmanagement auskennt.

Folgende drei Arbeitspakete charakterisieren den Deployment-Plan:

  1. Das Deployment-Team unterstützt und bindet alle Ebenen des Managements. Klare Kommunikation und Botschaften sind wichtig, um allfällige Bedenken auszuräumen.

 

  1. Dazu sollten hausinterne Experten für Prozessmanagement eingebunden bzw. aufgebaut werden. Denn mittel- bis langfristig sollte das Unternehmen in der Lage sein, die Aufgaben des Prozessmanagements und die Tätigkeiten der laufenden Prozessoptimierung eigenverantwortlich durchzuführen. Kurzfristig kann es jedoch erforderlich und ratsam sein, Berater heranzuziehen oder sich extern schulen bzw. ausbilden zu lassen. Für besonders befähigte Mitarbeiter ergibt sich hier die Chance, sich weiterzuentwickeln und später Führungsverantwortung zu übernehmen.

 

  1. Der Aufbau einer Infrastruktur gibt Sicherheit in der Einbindung unterschiedlicher Fachbereiche, schafft einen breiten Konsens und sorgt so dafür, dass das Programm nachhaltig wirkt.

Fazit für einen erfolgreichen Roll-out

Die wesentlichen Aufgaben der Initiationsphase sind

  • ein abgestimmter spezifischer Umsetzungsplan samt Festlegung der Umsetzungsgeschwindigkeit;
  • die Definition der zur Anwendung kommenden Methoden;
  • die Einbindung der Führungskräfte aller Ebenen;
  • die Auswahl betriebsinterner Experten für Prozessmanagement und deren Schulung;
  • der Aufbau einer Infrastruktur im Unternehmen unter Einbindung der relevanten Fachabteilungen.

Kontaktieren Sie mich hier, wenn Sie Fragen haben oder mehr Informationen zum „4i-Phasenmodell“ erhalten wollen. Ich unterstütze Sie gerne.