Ein Prozess ist gemäss ISO 12207 „ein Satz von in Wechselbeziehung stehenden Mitteln und Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umgestalten.“ Prozesse wie wir sie im Business Process Management (BPM) verstehen laufen repetitiv ab und sollten so gestaltet werden, dass ein optimales Verhältnis von Eingaben und Ergebnis erreicht wird. Um dieses optimale Verhältnis zu erreichen, wird ein Prozess modelliert. Damit werden einerseits Kosten gesenkt und wird andererseits Frust über ineffiziente Abläufe verhindert.

Die Massenfertigung ist das klassische Beispiel: Mit ein und dem selben, im Idealfall optimal modellierten Fertigungsprozess wird eine mehr oder weniger grosse Anzahl an Einzelteilen – zum Beispiel Bolzen in einer Kugellagerfabrik oder Brot in einer Grossbäckerei – über einen Zeitraum erstellt.

Im Gegensatz dazu steht ein einmalig ablaufender Prozess. Unter Experten stellt sich dabei immer wieder die Frage, ob ein derartiger Ablauf überhaupt als Prozess modelliert werden soll. Lohnt sich der Aufwand dafür?

Einmalig ablaufende Prozesse sind in den meisten Fällen sehr komplex. Sie sind komplex hinsichtlich der Art und Anzahl an Elementen (Varietät) sowie Art und Anzahl an Verbindungen (Konnektivität). Darüberhinaus verfügen sie über ein hohes Mass an Individualität, da sie auch einen hohen Wissensanteil beinhalten. Dieses Wissen ist teilweise dokumentiert und es kann jederzeit darauf zugegriffen werden. Es ist aber auch oft lediglich in den Köpfen einzelner Mitarbeitender verankert und baut auf deren Erfahrungswerten auf. Dieses Wissen ist dann oft mit dem Abgang der Mitarbeitenden nicht mehr abrufbar.

Damit unterscheiden sich einmalig ablaufende Prozesse wesentlich von Fertigungsprozessen, auch weil die Anforderungen an das Ergebnis so unterschiedlich sind. Die Frage ist also, soll man das nun modellieren oder nicht?

In der Praxis sind diese einmaligen Prozesse in sich zweigeteilt. Ein Teil ist durch ein hohes Mass an Individualität, durch individuelle Wissensarbeit geprägt. Der andere Teil ist hoch repetitiv. Darum lohnt es sich durchaus die klassischen Werkzeuge des traditionellen Prozessmanagements auch bei einmaligen Prozessen anzuwenden.

Bei einem einmaligen Prozess spreche ich übrigens auch gerne von einem „projekthaften Prozess“.