Im Unternehmen ein intelligentes Prozessmanagement einzuführen, ist oft gleichbedeutend mit einem ambitionierten Transformationsmanagement-Programm. Merkmal von Transformationsmanagement ist stets, dass es sich um einen gravierenden Paradigmenwechsel handelt, nicht nur um „ein paar“ Veränderungen hier und da.

Vielen fragen sich dann bange „Wie können wir das schaffen?“ oder sie sagen von vorneherein „Bei uns geht das nicht. Das bringen wir nicht durch.“ Diese Aussagen zielen meist weniger auf die rein inhaltliche Umsetzung – was bereits herausfordernd genug ist – sondern darauf, wie man alle beteiligten Mitarbeitenden und Führungskräfte langfristig auf die Reise mitnehmen und behalten kann.

Wichtige Erfolgsfaktoren

Neben der Fähigkeit strategisch übergeordnet zu denken, grosse Zusammenhänge zu erkennen und gleichzeitig in konkreten Arbeitsschritten zu planen, braucht es natürlich das solide Handwerk für das Prozesse aufsetzen, managen und optimieren, damit das Unternehmen erfolgreich wird beziehungsweise bleibt. Das ist meine tägliche Arbeit, die ich seit 35 Jahren für die unterschiedlichsten Branchen mit schönen Erfolgen leisten durfte. In diesen 35 Jahren Praxis habe ich allerdings auch die Bedeutung von so genannten „weichen Erfolgsfaktoren“ immer deutlicher gesehen: Präzise Vorbereitung, die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten mit kontinuierlichem Stakeholder-Management, offene gute Kommunikation, sind nur einige der ‚weichen’ Erfolgsfaktoren für intelligentes Prozessmanagement.

Doch darüber hinaus gibt es einen grundlegenden Erfolgsfaktor, den die meisten Führungskräfte schlicht nicht auf dem Radarschirm haben.

Das Problem hinter dem Problem

Nach unzähligen Gesprächen mit Führungskräften und Mitarbeitenden auf allen Hierarchie-Ebenen und intensiven Recherchen bin ich zur Erkenntnis gelangt, dass es eine grundlegende Zutat gibt, ohne die gar nichts oder alles nur schlecht geht. Etwas das im Kern allen Übels steckt. Andererseits lässt sich mit dieser Zutat (fast) alles regeln und wieder ins Lot bringen. Diese Zutat ist Vertrauen.

Geheimzutat Vertrauen

Vertrauen ist einerseits die Basis von allem, ohne die alle anderen Erfolgsfaktoren gar nicht richtig wirken können. Vertrauen ist zugleich das Ziel aller Bemühungen.

Oder umgekehrt formuliert: Was genau ist das Kernproblem, wenn in einer Organisation die nötige Transformation hintertrieben oder offen bekämpft wird?

Oft heisst es „das ist schlechte Kommunikation“ oder „das sind halt Machtspiele“ oder „es herrscht Angst vor Jobverlust“ oder ähnliches. Das mag alles richtig sein. Doch was genau steckt wirklich dahinter?

Ein weicher Faktor, der für harte Fakten sorgt

Für viele ist Vertrauen ein Garant für Produktivität, gutes Personal, Leumund, Kontakte, Kundentreue, Kreativität und Gewinn. Mitarbeiter fühlen sich dort verbunden, wo ihnen vertraut wird und sie Vertrauen haben – in die Wahrnehmung und Wertschätzung ihrer Leistungen, in eine transparente Kommunikation, in die Kompetenz des Top-Managements und nicht zuletzt in die souveräne Haltung ihres direkten Chefs. Denn diese sorgt dafür, dass bei Fehlern und Rückschlägen neben allen anderen Verlusten kein Vertrauen verloren geht. Dann ist auch die erfolgreiche Einführung und Umsetzung von intelligentem Prozessmanagement zum Wohle aller Beteiligten möglich.

Vertrauen ist also auch die Basis für erfolgreiches Prozessmanagement, insbesondere die Optimierung und Neuaufstellung von Prozessen in der Organisation. Vertrauen ist bares Geld wert.

Mangelndes Vertrauen kostet bares Geld

Mangelndes Vertrauen hingegen beeinträchtigt das gesamte Unternehmen: Träge Strukturen, mangelndes interdisziplinäres Denken und machtgesteuerte Partikularinteressen lassen nicht nur Produktivität und Motivation erlahmen. Die Liste der Verluste durch Vertrauensverlust oder –defizite ist lang und trifft Unternehmen an empfindlichen Stellen: Informationen werden zurückgehalten oder (bewusst) verfälscht weitergegeben, Fehler vertuscht, Statistiken manipuliert und Innovationen im Keim erstickt. Wer dazu zig Kontrollinstanzen und doppelte Arbeitsschritte aus mangelndem Vertrauen in das Können der Mitarbeiter installiert, Fehler hart attackiert und elitäre Zirkel schafft, bereitet einen Boden, auf dem statt Vertrauen und Engagement vielmehr Angst und Passivität wachsen. Damit nicht genug, gehen Mitarbeiter langfristig in die innere Emigration oder verlassen gar das Unternehmen.

Bis zu 99 Milliarden Euro Umsatz gehen Unternehmen laut jährlicher Gallup-Studie dadurch verloren. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht erhebliche Kosten, zudem geht gewachsenes Wissen verloren. Ganz zu schweigen davon, dass das Betriebsklima leidet und damit das Wohlbefinden des Einzelnen.

Vertrauen entscheidet über Produktivität

Für die Arbeitsprozesse im Unternehmen ist Vertrauen das Zünglein an der Waage der Produktivität: Herrscht wenig Vertrauen, verringert sich das Arbeitstempo, damit steigen die Kosten. Herrscht hingegen hohes Vertrauen zwischen den Akteuren, werden Abläufe beschleunigt und die Kosten sinken. In einem misstrauischen Umfeld dauern Entscheidungsprozesse um ein Vielfaches länger, je weniger die beteiligten Personen einander trauen. Der Absicherungsaufwand, den jeder Einzelne betreibt, ist hoch und teuer: Führungskräfte kontrollieren zig Arbeitsschritte und wollen in etliche Entscheidungen einbezogen werden. Weil das Vertrauen ins Können des anderen fehlt, werden Arbeiten zudem nicht ausreichend delegiert oder gar doppelt ausgeführt. Und in wagemutigen Entscheidungsfällen ist bei allen Akteuren die Tendenz, „Nein“ zu sagen, wesentlich ausgeprägter als ein beherztes „Ja“ zu riskieren. Kurzum: Misstrauen schwächt die Handlungsfähigkeit, Produktivität und schliesslich die Wettbewerbsfähigkeit.

Vertrauen als Ingredienz für intelligentes Prozessmanagement und wirtschaftlichen Erfolg

Ist im Unternehmen eine gute Vertrauensbasis auf allen Ebenen vorhanden, werden Fehler nicht nur als Ärgernis, sondern in erster Linie als Chance gesehen. Fehler werden nicht an einzelnen Menschen festgemacht, sondern deren wahre Ursachen erforscht, oft in der „Struktur des Prozesses“ gesucht und behoben.

Intelligentes Prozessmanagement wird dann als das gesehen, was es ist: Eine Philosophie, Haltung und eine Methode, um folgende Ziele zu erreichen:

  • Kosteneinsparung (und zwar ohne Jobs abzubauen)
  • Gewinnmaximierung
  • Effizienzsteigerung
  • Qualitätsverbesserung
  • Optimierter Umgang mit geschäftskritischen Risiken
  • Höhere Kundenzufriedenheit u.v.m.

Fazit

Vertrauen ist also ein kostbares Gut. Wir setzen es oft voraus, riskieren es manchmal unnötig, fordern es stets von anderen und tun uns mitunter schwer damit, uns selbst darin zu üben.

Für die erfolgreiche Einführung des intelligenten Prozessmanagements sind neben den harten Faktoren die weichen mindestens genauso entscheidend, nämlich die Schaffung einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur, die dazu beiträgt, dass Stakeholder, Führungskräfte und Mitarbeiter engagiert mitmachen.

Die Erkenntnis ist so schlicht wie weitreichend: Vertrauen ist unumgänglich, wenn intelligentes Prozessmanagement für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens eingeführt und umgesetzt werden soll.

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Ich freue mich von Ihnen zu hören.

Bleiben Sie dran!

Ihr

Johannes P. Christ