Immer schneller, immer höher, immer mehr, gleichzeitig, in immer kürzerer Zeit! Die zunehmende Digitalisierung von immer mehr Arbeitsbereichen macht es möglich und ist für das Unternehmenswachstum verlockend. Wen wundert es da, dass auch beim Prozessmanagement und bei den Bemühungen um mehr Effizienz der Wunsch nach „quick and dirty“ besteht. Warum langwierige Prozessmanagement-Methoden einführen, wenn „irgendwie, Hauptsache schnell“ auch geht? Doch halt! Am Ende könnten Sie einen hohen Preis dafür bezahlen.

„Quick and dirty“ versus planmässige Methode

Der gezielte und schrittweise Einsatz von Prozessmanagement-Methoden ist gegenüber der Nutzung einzelner Werkzeuge aus dem Prozessmanagement ein qualitativer Schritt nach vorne, der ein echtes Prozessmanagement begründet. Einer der wesentlichen Unterschiede besteht darin, dass beim methodischen Vorgehen sehr genau darauf geachtet wird, zuerst die wahren Ursachen von Prozessmängeln herauszuarbeiten, bevor Verbesserungen durchgeführt werden.

Werden die Ursachen nicht wirklich exakt herausgeschält – und das nicht nur qualitativ, sondern sehr häufig auch quantitativ -, so besteht die Gefahr, dass nur an „Symptomen herumgedoktert“ wird. Das hat zur Folge, dass die wahren Prozessmängel unerkannt bleiben und über kurz oder lang wiederum Probleme im selben Prozess auftreten. Aktionismus und Firefighting sind nicht zuletzt darauf zurückzuführen, dass man sich nicht die Mühe gemacht hat, die Ursachen für fehlerhafte Prozesse glasklar und sauber herauszuarbeiten bevor man in Aktion tritt.

Bewusstsein für Methodik und Struktur schärfen

Im Topmanagement besteht häufig noch kein ausgeprägtes Bewusstsein dafür, dass man bei der Optimierung von Betriebsabläufen methodisch und strukturiert vorgehen sollte. Die Bedenken richten sich gegen einen möglichen Mehraufwand bei Anwendung einer Methode, gegen eine zeitintensive Ausbildung oder beinhalten schlicht die Aussage, dass methodisches Vorgehen dem Unternehmen keine Vorteile bringt. Dann heisst es: „Wir haben unser quick-and-dirty-Verfahren, das uns Verbesserungen möglichst schnell aufzeigt. Eine Methode benötigen wir nicht.“

Was eine Methode von einem „Quick-and-dirty-Verfahren“ konkret unterscheidet, ist das planmässige Vorgehen zum Erreichen eines Ziels. Bezogen auf ein Unternehmen bedeutet dies eine Vorgehensweise, die stringent und einheitlich im Unternehmen zum Einsatz kommt. Letztlich ist es weniger wichtig, welche Methode man anwendet, um Betriebsabläufe zu optimieren, als dass die Methode sich für das jeweilige Vorhaben eignet.

Effizienz schafft Vertrauen

Ein Quick-and-dirty-Verfahren garantiert im Vergleich zu einer Methode keine zuverlässigen Erkenntnisse der Problemursachen und demzufolge auch kein verlässliches Ergebnis. Doch nur verlässliche Ergebnisse und effizientes Vorgehen schaffen Vertrauen in eine Organisation, ein weicher Faktor, der gerade in der digitalisierten Arbeitswelt wieder ein hohes Gut ist. Ohne methodisches Vorgehen könnte das Unternehmen am Ende der Prozessoptimierung weiter mit einer „stumpfen Säge“ höchst ineffizient arbeiten; aber das dafür schnell. Zeigt nicht der hohe Grad an gescheiterten Change-Prozessen, dass bei Veränderungen zu viel „im Nebel herumgestochert“ wird?

Das im Prozessmanagement entwickelte Methodeninventar ist sehr gross: KVP, Lean Management, TQM, Kaizen, DMAIC, PDCA und Makigami, um nur die bekanntesten zu nennen. Die „Methoden“ des Prozessmanagements setzen sich jeweils aus mehreren unterschiedlichen Werkzeugen zusammen. Schon der Einsatz einzelnerWerkzeuge – zum Beispiel zur Ermittlung und Senkung einer Fehlerquote) kann zu Prozessverbesserungen führen, bringt aber meist nicht das gewünschte nachhaltige Ergebnis.

Fazit

Die Königsdisziplinund gleichzeitig der beste Wegdes intelligenten Prozessmanagements ist die zielgerichtete Auswahl und konsequente Anwendung einer geeigneten GPM-Methode. Sie begründet ein systematisches Prozessmanagement und damit eine effiziente und effektive Art, ressourcenschonend aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Das ist die Effizienz der Effizienz! Wer diese Disziplin beherrscht hat schon die halbe Miete gewonnen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihren Bemühungen um Effizienzsteigerung im Unternehmen!

Ihr Johannes P. Christ