Nur 5 Prozent der Unternehmen halten ihr Geschäftsprozessmanagement für weit entwickelt

Aufgaben von Reifegradmodellen

Mit Hilfe von Reifegradmodellen haben Führungskräfte und die Geschäftsleitung die Möglichkeit, den Entwicklungsstand bzw. die Ausprägung der Reife des Prozessmanagements in ihrem Unternehmen zu prüfen und weiterzuentwickeln. Der Status quo wird identifiziert, um daraus Handlungsfelder für die Zukunft abzuleiten. Ein wichtiger Grundgedanke ist es, bereits erzielte Erfolge durch regelmäßige Messungen zu verstetigen, indem man das noch vorhandene Optimierungspotenzial aufdeckt und ausschöpft. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Reifegradmodellen:

  • Prozess-Reifegradmodelle, die sich auf einzelne Prozesse oder Prozesstypen beziehen, und
  • Prozessmanagement-Reifegradmodelle, die sich auf das gesamte Geschäftsprozessmanagement beziehen, also einen den einzelnen Prozessen übergeordneten Charakter haben.

Die Grundidee aller Reifegradmodelle, unabhängig vom Anwendungsbereich, ist es, bewährte und erfolgreiche Verbesserungsmaßnahmen, sogenannte Best Practices, zu bündeln und Unternehmen zur Verfügung zu stellen, damit sie an den Erfahrungen teilhaben und ihre eigenen Geschäftsprozesse bzw. ihr Geschäftsprozessmanagement verbessern können.

Anwendung im Überblick

Üblicherweise werden die Reifegrade ähnlich wie Schulnoten mit einer Ziffer zwischen 1 und 5 beschrieben, wobei 5 die höchste und 1 die niedrigste Ausprägung ist.

An vielen Reifegradmodellen wird kritisiert, dass es den mit ihnen verbundenen Auswertungen an „konkreten Handlungsempfehlungen“ zur Erlangung der nächsthöheren Reifegradstufe fehlt. Sie geben zwar eine treffende „Diagnose“, doch die anschließende „Therapie“ bleibt aus. EFANEX geht einen anderen Weg, indem die statistische Auswertung von umfangreichen Empfehlungen für den weiteren Weg zum intelligenten Prozessmanagement begleitet wird.

In 5 aufeinander abgestimmten Schritten wird systematisch vorgegangen, um effizient zu sichtbaren, konkreten und nachhaltigen Ergebnissen zu kommen, die konkrete, sofort anwendbare Handlungsalternativen aufzeigen:

  1. In einem ausführlichen persönlichen Gespräch wird das Tool erklärt, werden Fragen beantwortet und die Grundlage für das weitere Vorgehen geschaffen.
  2. Schriftliche Bewertung der im Tool vorgegebenen Aussagen durch die festgelegten Mitarbeiter.
  3. Die Ergebnisse werden quantitativ wie auch qualitativ ausgewertet und in Form eines schriftlichen Berichtes dem Unternehmen übergeben.
  4. Gemeinsam mit dem Unternehmen werden ein Maßnahmenplan und ein Projektplan für die Umsetzung erarbeitet.
  5. Regelmäßige Nachhaltigkeits-Checks stellen sicher, dass die Umsetzung auf Dauer gelingt.

 

Voraussetzung für die Anwendung

Reifegradmodelle sind zu ganz unterschiedlichen Zeitpunkten des Prozessmanagements anwendbar:

  • Am Anfang, vor Beginn einer Prozessmanagement-Implementierung, um den Standort zu bestimmen: Wo stehen wir? Wie reif sind unsere Prozesse?
  • Während einer Prozessmanagement-Implementierung als laufende Fortschrittskontrolle: Was haben wir bisher erreicht? Und wie können wir uns weiter verbessern?
  • Zur Überprüfung von Zwischen- und Endergebnissen: Wurde das angestrebte Ziel erreicht? Wo sind noch Lücken?
  • Zur Sicherung von Kontinuität und Nachhaltigkeit: Sind wir nach den bisher durchgeführten Aktivitäten in der Lage, Prozessmanagement eigenständig weiterzuführen, oder gibt es noch Entwicklungsbedarf?

Es gibt nur eine einzige Bedingung: Das Unternehmen sollte ein strategisches oder intelligentes Prozessmanagement anstreben oder bereits eingeführt haben, da einzelne Prozesse – und damit das operative Prozessmanagement – nicht Gegenstand der Untersuchung sind.